Ünite 7 -Yönetim İşlevleri

Kuruluş statüleri, sermaye birikimi ve niceliği, teknik özelliği ve çalışma alanları birbirinden çok farklı olan işletmelerin birleştiği noktalar vardır. Her işletme;

• Üretimi arttırmak
• Ürettiği ürünlerin kalitesini yükseltmek
• Üretim maliyetlerini düşürmek çabasındadır.

Planlama

Planlama: Amaçların ve bu amaçlara ulaşmak için ve uygun yöntemlerin belirlendiği bir süreçtir. İşletmenin erişmek veya ulaşmak istediği arzu edilen durumu gerçekleştirmeye yöneliktir. Erişilmek istenen durum yönetim dilinde amaç veya hedef olarak ifade edilmektedir.

Planlama süreci

Planlama basit bir teknik yada basit bir faaliyet değil, işletmenin başarısındaki temel ve öncelikli süreçtir.

a) Örgüt amaçlarının belirlenmesi; Amaçlar işletmenin genelini ve her bölümü kapsayacak şekilde oluşturulmalıdır.

İşletmelerde amaçların belirlenmesinden önce işletme içi ve dışı etkenleri değerlendirerek mevcut şartların incelenmesi gerekir.

b) Koşulların incelenmesi; Belirlenen amaçlara ulaşmayı kolaylaştıran yada sınırlayan koşulların değerlendirilmesi gerekir. Örgütlenme biçimi, üretim tekniği, yönetim tarzı ve personel politikası gibi faktörler içsel faktörler gibi dış faktörler incelenmelidir.

c) Alternatiflerin geliştirilmesi; örgütsel amaçlara ulaşmak üzere alternatifler belirlenir. Mevcut tüm alternatiflere ulaşmaya çalışmak zaman, parasal kaynak ve bilgi düzeyi yönünden mümkün olmayabilir. Bu nedenlerle belirlenen koşullar dikkate alınarak gerçekleştirilebilir alternatifler üzerinde durulmalıdır.

d) Amaçlara ulaşmak üzere en iyi alternatiflerin seçilmesi; En uygun alternatif seçilir ve uygulama planı olarak benimsenir, Alternatif seçiminde temel ölçüt işletmenin içinde bulundu koşullara uygunluktur.

e) Planların eyleme geçirilmesi; Alternatifler arasındaki bir veya birkaçı uygulama planı olarak seçildikten sona, yardımcı ve alt planlarla birlikte eyleme geçirilir.

Plan Türleri

a) Stratejik Planlar; örgütün zaman içindeki büyüme ve gelişimini etkileyen sorunlarla ilgili olan planlardır. Üst kademe yöneticileri tarafından ve uzun faaliyet dönemleri için hazırlanır. Diğer planlar stratejik planların ayrıntılarını ve stratejik planları gerçekleştirmeye katkıda bulunmak amacıyla hazırlanırlar.

Stratejik planlama sürecinde öncelikle işletmenin genel amaçları belirlenir.

b) Taktik Planlar; Stratejik planların uygulamaya konması için ihtiyaç vardır.

c) Eylemsel Planlar; Stratejik planlarda saptanan amaçlara nasıl ulaşılacağını belirler. Kesin ve somut rakamlarla ifade edilebilen, belirsizlik riskini en az taşıyan eylem programlarından oluşur.

• Tek kullanımlı planlar; Bir defa kullanılmak amacıyla oluşturulur. Uygulama zaman içinde değiştiğinden tekrar kullanılmazlar. Örnek olarak programlar, projeler ve bütçeler verilebilir.
• Program: Hedefe ulaşmak için gerekli temel adımları, bu adımların her birinden sorumlu olarak birey veya örgütü ve nihayet sözkonusu adımların tamamlanmasında izlenecek sıra ve zamanı gösterir.
• Proje: Programın ayrı ve açık-seçik bir parçası şeklinde düzenlenip yerine getirilebilir.
• Bütçeler: Fonksiyonel plan ve eylem programlarının maliyeti veya bedelini gösterir. Bedel yapılacak işin miktarı ve kalitesine göre değişir.
• Sürekli planlar: İşletme faaliyetlerinde süreklilik ve düzen sağlanması amacıyla oluşturulur.
• Politikalar: Kara verme sürecine yol gösteren genel açıklamaları kapsar ve kararların tabi olacağı sınırları belirleyerek onları amaçlar yöneltir.
• Genel yöntemler: Ayrıntılı olarak yapılması gereken işleri belirten bir plan türüdür. Ayrıntılara ağırlık vererek politikaların nasıl ve ne yoldan uygulanacaklarını gösterir. Politika daha genel bir plan türü iken genyöntemler daha özel nitelik gösteren ve politikanın gerçeklerini hizmet eden bir plan türüdür.
• Kurallar: Politikalar gibi işletmelerde çalışanların davranışlarını etkileyen ifadelerdir. Kurallar daha dar kapsamlı ve kesin ifadelerdir.

Örgütleme

Örgütleme; planlarda belirtilen hedeflere ve bunlara ulaşmak için karşılaştırılan yollara uygun bir örgüt oluşturma sürecidir. Planlama sürecinin etkinlikle uygulanması, örgütlenme çalışmalarının başarısında önemli rol oynar. Doğru planlar işletmeyi doğru örgütlenmeye götürür. Planların uygulanması içinde uygun çalışma ortamı ve örgüt yapısı oluşturulmalıdır.

Örgütleme Süreci

a) Planların ve Amaçların İncelenmesi: Nelerin, nasıl ve kimlerle yapılması gerektiği araştırılır.

b) Amaçlara Ulaştıracak Faaliyetlerin Belirlenmesi: Amaçlara ulaşılması için üretim, pazarlama gibi temel faaliyetlerle,AR – GE gibi yan faaliyetlere ihtiyaç varsa bunlar belirlenir.

c) Faaliyetlerin Gruplandırılması: Benzer faaliyetler aynı grupta ve tek bir yönetim altında toplanır. Pazarlama, finansman, üretim vb. bölümler oluşturulur.

d) Faaliyetleri Gerçekleştirecek Personelin Belirlenmesi: İşlerin etkinlikte görülebilmesi için gereksinme duyan işgücünün nitelikleri ve sayısal belirlenir, “işe göre insan” ilkesine dikkat edilir.

e) Yetki ve Sorumlulukların Düzenlenmesi: Kimin kime bağlı olduğu yetki ve sorumluluk düzeyleri gibi hiyerarşik ilişkiler belirlenir.

f) Teknik Donanım ve Fiziksel Çalışma Koşullarının Hazırlanması: Makineler, iletişim aygıtları, bürolar ve benzeri donanım hazır duruma getirilir.

Örgütleme İlkeleri

a) Amaç Birliği İlkesi: Örgüt ve örgütün her düzeyi açık – seçik belirlenmiş ve birbirini destekleyen aynı yöne yönelmiş amaçlara sahip olmalıdır.

b) İşbölümü ve Uzmanlaşma İlkesi: Personel bilgi, yetenek ve tecrübesine göre işe yetiştirilmeli, böylece her işte değil, en iyi yapabildiği işte uzmanlaştırılmalıdır.

c) Komuta Birliği İlkesi: Her ast doğrudan yalnızca bir üstten emir almalıdır, ona hesap verip, ona karşı sorumlu olmalıdır. Bu ilke kargaşayı ve yetki çatışmasını ortadan kaldırır.

d) Görevlerin Tanımı İlkesi: Görev verilen yöneticinin hangi işleri yapacağı, yetkileri, sorumlulukları ve çalışmaları, karşılığı, maddi ve manevi ne gibi çıkarlar elde edeceği belirlenmelidir.

e) Basamaklar Sırası İlkesi: Örgütteki basamaklar sırasına göre, yukarıdan aşağıya, üstten alta doğru zincirleme yetki sistemi dikkate alınmalıdır.

f) Yetki ve Sorumluluk Denkliği İlkesi: Personele sahip olduğu yetki kadar sorumluluk verilmelidir.

g) Ayrıklık İlkesi: Örgütlerde sık sık tekrarlanan işlerin alt kademe yöneticileri, stratejik ve genel nitelik taşıyan karar ve işlerin üst kademe yöneticilerin sorumluluğunda olmasıdır.

h) Yönetim Birliği İlkesi: Aynı amaca dönük işlerden bir grup veya bir bölümden, bir kişinin sorumlu olmasıdır.

i)  Fonksiyonel Benzerlik İlkesi: Görevler, gruplar halinde biraraya getirilmeli ve bunu yaparken fonksiyonel benzerlik dikkate alınmalıdır. Birbirine benzer işlerin bir bölümde toplanmasıdır.

j)    Yönetim Alanı İlkesi: Bir yöneticinin kontrol edebileceği kadar kişiden sorumlu olmasını ifade eder.

k) Çapraz İlişkiler İlkesi: Aynı yönetim basamağında görevli kişilerin, birbiriyle buluşup konunun ayrıntılarına girmelerine, karar almalarına olanak sağlanmalıdır.

Bölümlere Ayırma

İşletme ile ilgili çalışmaların ya da faaliyetlerin gruplandırılması yolu ile bölümlerin oluşturulması ve bu bölümler arasındaki çalışma ilkelerinin belirlenmesi işlemidir. Bölüm işletme ile ilgili belirli çalışmaları içine alan bir çevre veya bölgeyi ifade eder.

Bölümlere ayırma faaliyeti gerçekleştirilirken çeşitli kriterler dikkate alınır. Bunlar;

a) Fonksiyonlara göre

b) Ürün temeline göre

c) Coğrafya temeline göre

d) Müşteri temeline göre

e) Sayı temeline göre

f) Zaman temeline göre

g) Süreç veya amaca göre bölümlere ayırma işlemi yapılabilir.

Yöneltme

Yöneltme, yöneticinin astlarının faaliyetlerin yönlendirmesi ve onlara ne yapmalarını bildirmesiyle ilgili bir yönetsel süreçtir. Örgütleme işlevinde hazırlıklar tamamlandıktan sonra yürütme yada emir komuta faaliyetleri diye de bilinen yöneltme işlevi gerçekleştirilir.

• Güdüleme: İnsanların faaliyetlerinin ve çabalarının devamını sağlayan ve onları harekete geçiren uygulamaların toplamıdır. Yöneticilerin başarısı, astlarının bilgi, yetenek ve becerilerini tam olarak işletme amaçları doğrultusunda kullanmalarına bağlıdır.
• Maslow’un İhtiyaçlar Hiyerarşisi Teorisi: Bu teori iki temel varsayıma dayanır.

1. İnsan davranışları onun belirli gereksinmelerini gidermeye yöneliktir.
2. İnsan gereksinimleri öncelik sırasına konabilir. Bu kurama göre gereksinimler

• Temel fizyolojik gereksinimler: Su, yiyecek, uyku vb. gereksinimlerdir.
• Güvenlik gereksinimi: İnsanın kendini güvenlik içinde duyma gereksinimidir.
• Sosyal Gereksinimler: Ait olma, diğer insanlar tarafından kabul görme gereksinimidir.
• Saygınlık Gereksinimi: Kendine güven ve kendine saygı, başkalarının beğeni ve saygısını kazanma gereksinimidir.
• Kendini Gerçekleştirme Gereksinimi: Bireyin potansiyel yeteneklerinin farkına varılması, yaratıcı olma ve sürekli gelişme ile ilgili gereksinimlerdir.

Bu kurama göre birey alt düzeydeki bir gereksinimi belli ölçüde karşılamadıkça, bir üst düzey gereksinimi karşılamaya yönelmez.

• Herzberg’in Çift Faktör Teorisi: Çalışma ortamındaki etmenleri ikiye ayırır;
  • Güdüleyici etmenler: işin içeriği ile ilgili, iş başarma, tanınma, sorumluluk, gelişme ve ilerlemedir.
  • Hijyen Etmenler: İşin çevresi ile ilgili işletmenin yönetimi ve politikası, denetim, ücret ve çalışma koşullarıdır. Güdüleyici etmenlerin varlığı bireyi güdülerken, yokluğu doyumu üzerinde bir etki yapmaz. Hijyen etmenlerin varlığı, güdüleme üzerinde herhangi bir etkide bulunmazken, yokluğu doyumsuzluk yaratır.

• Başarı İhtiyacı Teorisi: Mc Clelland tarafından geliştirilen teoriye göre ; başarı, güç ve bağlanma ihtiyacı bireyi güdüler.
• Beklenti Teorisi: insan gereksinimlerinin davranışı başlatmaya yetmeyeceği, bireyin bir davranışta bulunması sonucu gereksinimlerinin giderileceği konusunda bir beklentisinin de olduğu ileri sürülmüştür.

Vroom’un beklenti teorisine göre, bir insanın güdülenmesi belli bir davranışın amaca ulaştırılacağı beklentisi ile o bireyin amaca verdiği önemin çarpımına eşittir.

Liderlik

Liderlik amaçlara ulaşmak için başkalarının davranışlarını yönlendirme ve diğerlerini etkileme sürecidir.

Liderlik kavramı tarihsel gelişim içerisinde dört yaklaşım tarafından incelenmiştir.

• Ayırt edici Yaklaşım: Lider olunamayacağını, lider olarak doğulacağım ve liderin ayırt edileceğini; fiziki özelliği (beden yapısı ve görünüşü) zekası ve konuşma etkinliği olarak üç başlık altında toplar.

• Stil Yaklaşımı: Liderin ne yaptığı tanımlanıp, etkililiği ve başkalarını yönlendirebilmesi için gereken davranışları saptanmıştır. Liderlik davranışları belirlenirse kişiler bu davranışları elde etmek için eğitilebilir.

• Durumlara Göre Yaklaşım: Genel bir liderlik davranışı yoktur, her durum için ayrı bir liderlik davranışı belirlenmelidir. Bir duruma uygun ölçüler başka bir duruma uygun olmayabilir.

• Yeni Liderlik Yaklaşım: Lider, örgütün gelecekteki durumunu gören ve örgütü o geleceğe yönlendiren karizma sahibi ve yaratıcıdır. Liderlik ve yöneticilik kavramları zaman zaman eş anlamlı kullanılsa bile özdeş kavramlar değildir.

Liderlik, insanları topluca etkileyebilecek ve harekete geçirebilecek vizyonları yaratabilme ve iletebilme yeteneğidir. Yöneticilik ise, yapılacak işleri algılama ve insanları çalıştırabilirle yetkisidir.

Yönetici lider ilişkisi ; liderin temelde gücünün yani yeteneğinin, yöneticinin ise yetkisinin ya da yöneltme hakkının olduğunu söyleyebiliriz. Ancak bazı bireyler hem yönetici hem de lider özelliklerini birarada bulundurabilir.

Lider	Yönetici
Gücü kişilik özelliklerinden ve kişisel ilişkilerinden alır.	Gücünü bulunduğu makamın yeterliliğinden alır.
Bir örgütün her basamağında bulunabilir.	Örgütün genellikle yüksek kademelerinde bulunur.
Başarı için insanlara dayanır.	Başarı için sisteme dayanır.
Kendi tasarlamış olduğu hedeflerle örgütü daha iyi duruma götürür.	Örgüt tarafından belirlenmiş olan hedeflere ulaşmak için çaba harcar.
İnsana güvenir.	Denetime güvenir.
Doğru işleri yapar.	İşleri doğru yapar.
Sonuçlar için çalışır ve yenilik getirir.	Kuralları izler ve uygular.
Örgütü değiştirmek ve geliştirmek için uğraşır.	Örgütün durumunu muhafaza etmeye çalışır ve süreklilik sağlar.
Değerler ve taahhütler gibi konuları vurgular.	Koordinasyon, Fabrika, Malzeme gibi konuları vurgulamaya eğilimlidir.
Değişiklik yapmaya ve risk almaya eğilimlidir.	Dikkatli hareket eder ve kesin olmayandan korkar.
Uzun vadede örgütün neyi başarabileceğinin hayalini kurar.	Kısa vadede başarılacak hedef ve amaçlara odaklanır.

Güç

Güç, kişinin şahsında var olan potansiyel enerjiyi ifade eder. Yani bireyin başkalarını istediği yönde davranışa yönlendirebilirle yeteneğidir.

• Güç Alanı: Güç sahibi olduğu kabul edilen kişinin etkileyebildiği kişilerin toplamını ifade eder.
• Güç Konusu: Güç sahibinin başkalarını hangi konularda etkileyebildiğini gösterir.
• Güç Kaynakları: ödüllendirme gücü, zorlayıcı güç, yasal güç, uzmanlık güç ve karizmatik güç şeklinde güç kaynakları ifade edilebilir.

İletişim

Bilgi, duygu, düşünce ve anlayışın  bir taraftan diğer tarafa aktarılması sürecidir. İletişim süreci kaynak, ileti ve alıcı öğelerinden oluşur. Bunlar;

Kaynak: Dışarıdan gelen veya zihinde oluşan bir fikir, düşünce  veya  veriyi   semboller  yardımıyla  kodlayıp alıcıya ileten kişi, grup veya kurumdur.

İleti: Kaynaktan alıcıya gönderilen ve iki taraf arasında ortak bir anlayış zemini yaratmayı amaçlayan karmaşık simgelerden oluşan iletişim unsurudur.

Alıcı: iletiyi anlayan taraftır, alıcı tek bir birey olacağı gibi, bir grup da olabilir.

İletişim sürecinde kaynak ve alıcının içinde bulunduğu ortam (gürültü) iletişimi olumsuz etkileyebilir. Kaynağın gönderdiği iletiyi alıcının alıp almadığı ya da anlayıp anlamadığını kontrol eden bir geri bildirim sistemi vardır.

Bilimsel İletişim Biçimleri

Örgüt içinde yetkili kişilerce önceden düzenlenen ve öngörülen iletişim sistemi veya bilgi akış sistemidir. Üç şekilde ortaya çıkar.

Dikey İletişim: Hiyerarşik yapılanmanın doğal bir sonucu olarak, üst konumdaki yöneticilerle ast konumdaki işgörenler arasında iki yönlü iletişimdir. Farklı basamaktaki bireyin iletişimidir.

Yatay İletişim: Aynı hiyerarşik düzeyde bulunan yönetici veya fonksiyonel bölümler arasındaki iletişimi ifade eder. Aynı basamaktaki bireylerin iletişimidir.

Çapraz İletişim: Fonksiyonel ve matriks örgütlenmenin doğal bir sonucudur. Bir bölüm yöneticisinin kendi fonksiyon alanına giren konularda diğer bölümlerin astlarıyla bilgi alışverişidir. Farklı birim ve farklı basamaktaki bireylerin iletişimidir.

Biçimsel Olmayan İletişim Biçimleri

Zaman baskısı ya da biçimsel olmayan gruplar nedeniyle ortaya çıkan, işletmede yetkili bir kişi ya da birim tarafından örgütlenmeyen iletişim türüne biçimsel olmayan iletişim denir.

Dedikodu: Herhangi bir iletinin işletme içinde yayılmasıdır.

Olasılık Zinciri: İletinin yayılması bir olasılığa bağlıdır.

Grup

Günümüzde insanlar zamanlarının önemli bir bölümünü, aralarında iletişim bulunan ya da daha fazla insandan oluşan, seçtiği veya seçildiği sosyal topluluklarda geçirir. Başlıca grup türleri; biçimsel olmayan gruplar, birincil ve ikincil gruplardır.

Denetim

Denetim işlevi, amaçlara ulaşılıp ulaşılmadığının ya da ne ölçüde ulaşıldığının belirlenip, gerekiyorsa düzeltici önlemlerin alınması sürecidir.

Denetim Süreci

a) Hedeflerin Saptanması: Denetim sürecinin ilk aşaması, ulaşılmak istenen hedef sonuçların ya da standartların saptanmasıdır. Hedef sonuçlar genellikle işletmenin plan ve programlarında yer alır.

Standartlar;

• Rantabilite,
• pazar durumu,
• verimlilik,
• ürün liderliği,
• personel geliştirme,
• işgören tutumları,
• sosyal sorumluluk gibi konulara ilişkin olabilir.

b) Gerçekleşen Sonuçların Ölçülmesi: Faaliyetler gerçekleştirildikten sonra gerçekleşen sonuçların doğru ölçülmesi ikinci aşamadır.

c) Standartlarla Gerçekleşen Sonuçların Karşılaştırılması: Karşılaştırma, standartlardan sapmalar olup olmadığını ortaya koyar ve ulaşılan sonuçlar “kabul edilebilir” veya “kabul edilemez” sonuçlar şeklinde değerlendirme yapılmasını sağlar.

d) Düzeltici Faaliyetler: Sonuçlar “kabul edilemez” olarak yorumlandığında düzeltici faaliyetlere başvurulur. İstenmeyen sonuçların kaynağını saptamak, tekniklerin değiştirilmesi ve standartların gözden geçirilmesi faaliyetleridir.

Denetim İlkeleri

• Plan ve amaçlara yönelik olmalıdır
• Tarafsız olmalıdır
• Değişken koşullara uyum sağlayabilecek esneklikte olmalıdır.
• En az maliyetle gerçekleştirilmelidir.
• Denetim istenen faaliyet kapsamında tutularak, o faaliyetin gereklerine yönelik olmalıdır.
• Düzeltici ve iyileştirici önlemler alınmalıdır.
• Yalın ve uygulanabilir olmalıdır.