Ünite 15 – İşletme Bilgi Sistemi

İşletmelerde Bilgi Gereksinimi

İşletmeleri kurmak, işletmek, sorunlara tanı koymak, çevre koşullarını saptamak, kıt işletme kaynaklarını akılcı kullanabilmek ve ileriye dönük kararlar alabilmek, bu konularda bilgili olmaya bağlıdır. İşletmecilerin başlıca 3 işlevi yerine getirecek bilgiye sahip olmaları gereklidir.

• Kişiler arası ilişkiler kurma işlevi
• Veri toplama bilgiye dönüştürme ve bilgiyi dağıtma işlevi
• Karar alma, uygulama, denetleme

Bilgi Sisteminin İşletmedeki Yeri

İşletme sistemi ; girdi, süreçleme, çıktı, geri bildirim, kontrol ve çevre temel öğelerinden oluşur.

Girdiler: İşgören, malzeme, donanım, para, enerji, bilgi makina gibi üretim faktörleri

Süreçleme: Pazarlama, üretim, insan kaynakları, finans, ar-ge ve diğer işletme işlevleri

Çıktılar: Mallar, hizmetler, bilgiler, maliyetler, kaliteler ve diğer niceliksel ürünler

Çevre: Toplum, devlet, girdi satanlar, sendikalar, rakipler, müşteriler, finansal kurumlar ve hissedarlardan oluşur.

İşleme bilgi sistemi; Çevresi ile bir bütündür. İşletmenin iç ve dış çevre çevresi ile olan her türlü etkileşimleri, çeşitli ilgi sistemleri ile yönetime ulaşmakta ve yönetim bu bilgilerle sistemi kontrol altında tutabilmektedir. İşletmede bilgi sisteminin yeri yönetimle diğer sistemlerin arasında yönetime en yakın bir yerdedir.

Veri Ve Bilgi İlişkisi

Veri bilgiye ulaşmak için yapılan gözlemlerin sonucudur. Veri bilginin hammaddesidir. Veriler sayısal değerler ya da sayısal olmayan değeri de kapsar, örnek ; Ses, simge, kod, renk, ışık ve benzeri de duruma göre veri olarak nitelendirilir. İşlemecilik açısından bakıldığında günlük işleri ile ilgili tutulan kayıtları veri olarak kabul edilir, örn : müşteri bilgi formu, çek, fatura ayrıntıları. Bilgi ise bir iş veya konu üzerinde bilinen genellemeler olarak tanımlanabilir.

Bilgi verilerin belirli bir veri süreçleme yöntemiyle yararlı ve anlamlı duruma gelmeleridir. Veri belli başlı iki aşamadan gerçek bilgiye dönüşür ve kullanıcıya ulaşır. Birincisi verinin yaratılması (toplanması), ikincisi ise verinin işlenmesidir.

Verinin Karar Bilgisine Dönüşüm Süreci

• Veri toplama
• Veri
• Süreçleme
• Çıktı
• Bilgi
• Girdi (karar girdisi)
• Karar

İşletmelerin gereksinim Duydukları Bilgi Türleri Üç Ana Grupta Toplanabilir;

a) Stratejik Yönetim Bilgisi; İşletmenin uzun dönemli amaçları, bu amaçlara ulaşmada gereken kaynak çeşitleri ve miktarları, kaynakların elde edilmesi, kullanımı ve niteliği üzerine üst yönetimin alacağı kararların girdisidir. Dış kaynaklardan elde edilen bilgilere dayanır.

b) Denetim bilgisi; Uygulamaların amaçlara uygun olup olmadığını yansıtır.

c) İşlem bilgisi; Yöneticilere işletmenin çıkarlarını en üst düzeye çıkaracak faaliyet yollarını seçmelerinde yardımcı olur.

Bilginin İşlenmesi

Bilgi işleme, verilerin bilgi haline gelmesini sağlayan işlemler dizisidir. İlgi sistemlerinin temel görevi işleme yönetimine ve diğer ilgili kişilere, gerekli bilgileri üretmektir.

Bilgi İşleme Süreci Aşamaları

1. Kaydetme: Toplanan verinin, ilgililerin ulaşabileceği ortamlara yazılmasıdır.
2. Sınama: Kaydedilen verilerin doğruluğunun araştırılması
3. Sınıflandırma: Çeşitli işletme birimlerinde biriken çok sayıda verinin değişik amaçlarla gruplandırılmasıdır.
4. Düzenleme (sıralama): Verileri, belirli bir ölçüye göre sıralamaktır.
5. Özetleme: işletme ya da birimlerinde biriken çok sayıda veriyi, yöneticilerin kolayca yararlanabileceği yalın bir biçime getirmektir.
6. Matematiksel ya da mantıksal hesaplama: Veriler bilgiye dönüştürüldükten birçok matematiksel ve mantıksal işlemler yapılır.
7. Saklama: Verilerin kullanacak zamana ya da yasa ve yönetmeliklerde öngörülen zamana kadar güvenli bir ortamda tutulmasıdır.
8. Erişme: Saklanmış verilere gereksinim duyulduğunda ulaşılabilmesidir.
9. İletme: Verileri bulundukları yerden veriye gereksinim duyan kişi ya da birine ulaşmaktır.

Bilgi İşleme Yöntemleri

1. Elli bilgi işleme
2. Mekanik bilgi işleme, verilerin bilgiye dönüşmesi, işlemleri, daktilo, kasa kayıt makinası yardımıyla yapılmasıdır.
3. Elektromekanik bilgi işleme, verilerin önce delikli kartlara geçirilmesi daha sonra 1. kuşak bilgisayarda işlenmesi.
4. Elektronik bilgi işleme, verilerin bilgiye bütünü ile elektronik ortamlarda dönüştürülmesi anlamına gelir.

Elektronik Bilgi Sisteminin Öğeleri

a) Donanım: Bilgi işlemde kullanılan her türlü araç, gereç ve malzemedir.

b) Yazılım: Çeşitli bilgi işlem programları, prosedürleri ve yönergelerinde verilen addır. Sistemi, işletim ve uygulama olmak üzere üç tür yazılım vardır.

c) Bilgisayar Personeli: Karmaşık bilgi sistemlerini işletmek için bu tür konuda yetişmiş bilgisayar personeline gereksinim vardır. İki türlüdür. Uzmanlar (sistem analistleri, bilgisayar operatörleri) ve son kullanımcılar (tezgahtarlar, muhasebeciler) olarak

d) Veri Tabanı: Verilerin ve bilgilerin depolandığı veri belleklerine, model belleklerine ve bilgi belleklerine genel olarak verilen isimdir, örn: tapu kütükleri, nüfus kütükleri.

Bütünleşik Bilgi Sistemi

Bilgi sistemi; Donanım, yazılım, uzman personel, geri bildirim ve denetleme öğeleriyle verileri bilgiye dönüştürme işlemlerini yapan bir işletme alt sistemidir.

Bütünleşik bilgi sistemi; İşletme ve yönetiminin bilgi gereksinimini karşılamak için verilerin derlenmesi, sınıflandırılması, verilerin ve bilgilerin veri tabanına depolanması verilerin değişik amaçlar için bilgiye dönüştürülmesi,

ilgilerin işletme organizasyonundaki değişik birimlere iletilmesi işlevlerini yerine getiren bütünleşik bir işletme alt sistemidir.

Özellikleri;

1. Yönetim ihtiyaçlarını karşılamaya yöneliktir. En önemli özelliğidir.
2. BBS yönetim tarafından yönlendirilir. Tarafsızlığın devamı için yönetim süreci kontrol etmelidir.
3. Ortak bir bilgi akışı sağlar. Bütünleşik olması ile veri toplamada, saklamada ve dağıtmada aksaklıklar ya da tekrarlar ortaya çıkamaz.
4. Kapalı bir alan sonucunda ortaya çıkar. Sistem kurucusu işletme ihtiyaçlarını ve gelecek hedeflerini bilmelidir.
5. Bilgisayarlara yürütülür. PC desteği olmaksızın günümüz koşullarına uygun bir bilgi sistemi oluşturmak mümkün değildir.
6. Merkezi veri tabanına dayanır.
7. Alt sistemlerden oluştuğundan bir bütün olarak görülmelidir.

İşletme Bilgi Sistemi Türleri

1. İşlem süreçleme bilgi sistemi: İşletme faaliyetleri sırasında oluşan ve verilerin toplanmasını, işlenmesini ve duruma göre ilgili kişi ve birimlere iletilmesini sağlar.
2. Karar destek sistemi: Karmaşık işletme problemlerini çözebilmek için insan zekası, bilgi teknolojisi ve bilgisayar yazılımının etkileşim içinde olduğu bir yapıdır.
3. Yapay zeka: Bilgi edinme, algılama, görme, düşünme ve karar verme gibi insan zekasına özgü yeteneklerle donatılmış bilgisayarlardır.
4. Üç kullanıcı bilgi sistemi: işletmedeki çeşitli görevlilerin, görevlerini yaparken gereksinim duydukları bilgi süreçlemesini bilgisayar kullanarak, doğrudan doğruya kendilerinin yapabildikleri bilgisayar ortamıdır.
5. işletme İşlevleri Bilgi Sistemleri

İşletme İşlevleri Bilgi Sistemleri

İşletme işlevleri bilgi sistemi, pazarlama, üretim, insan kaynağı, finans, üst yönetim gibi işletme işlevlerini destekleyen çeşitli bilgi sistemlerini ifade eder.

• Pazarlama bilgi sistemi: Pazarlama planlaması ve kontrolünde bilgi sağlar.
• Üretim bilgi sistemi: Mal ve hizmetleri üretim süreçlerinin planlanması ve kontrolüyle ilgili tüm faaliyetleri kapsayan ve işletmenin üretim işlevini destekleyen bütünleşik bir bilgi sistemidir.
• İnsan kaynakları bilgi sistemi: insan kaynağı yönetimini destekleyen ve diğer bilgi sistemleriyle etkileşim içinde bulunan bir bilgi sistemidir.
• Muhasebe bilgi sistemi: Çift taraflı kayıt sistemine göre işleyen, her türlü muhasebe raporlarını hazırlayabilecek şekilde tasarlanan bilgi sistemidir.
• Finansal bilgi sistemi: işletmenin finansal kaynaklarının bulunması, bu kaynakların işletme varlıklarına yatırılması ve tüm finansal faaliyetlerin denetimini destekleyen bir bilgi sistemidir.
• Üst yönetim bilgi sistemi: Yönetim kurulu üyelerinin bilgi gereksinimlerini karşılayan bilgi sistemidir. Amacı, üst yönetimin stratejik planlama ve kontrol için gereksinim duyduğu bilgileri, özel incelikli, hızlı ve bir bakışta anlaşılacak bir biçimde karşılamaktadır. Üst yöneticiler gereksinme duydukları bilgileri, çeşitli mektuplardan, şikayetlerden, yazılı sözlü uyarılardan telefon konuşmalarından vb. bilgisayar dışı kaynaklardan elde ederler.

Üst yönetim Bilgi Sistemi Geliştirmenin başlıca üç nedeni:

• Tepe yönetimine çok önemli stratejik bilgiler sunmak
• İşletmenin stratejik amaçlarına ulaşmasını etkileyen temel etkenleri kolayca belirlemek ve bunları üst yönetime hızla ulaştırmak
• Stratejik işletme amaçları açısından yaşamsal nitelikteki karar değişkenleri üst yöneticilerin bir bakışta anlayacağı etkinlikle sunmak

İşletme üst yöneticilerinin temel görevi dış çevrenin yarattığı fırsat ve tehlikeleri bir vizyon yeteneği ile görmek ve gerekli kararları rakiplerden önce almaktır.

Üst yönetime sunulan biçimsel bilgi türleri dört grupta toplanır;

• İşletme grafikleri
• Dönemsel raporlar
• İstisnai raporlar
• Verimlilik raporları

Küresel Bilişim Sistemleri

Bilişim yönetimi bölümü: Geniş alan ağlarını anında bilgi işlemeyi elektronik bilgi değişimini, elektronik postayı ve yerel bilgi ağlarını kurar, izler, yenilikleri işletmeye kazandırır ve çalışanların yeniliklerden yararlanmalarına destek sağlar.

1. Ofis otomasyonu: Geleneksel ofis ortamlarında yapılan her türlü işin elektronik araçlarla yapılmasıdır. En önemli amacı başta yöneticiler olmak üzere tüm işgörenlerin işlerini daha verimli halde yerine getirebilmeleri, rutin (tekdüze) işlerden mümkün olduğunca sıyrılarak işçileri hakkında inceleme ve araştırma yapıp hayal güçlerini kullanarak sorunlara çözüm önerileri getirmeye olanak tanımak ve daha çok zaman ayırmaktır.
2. Internet: İnternational ve netvvork sözcüklerinin kısaltılarak birleştirilmesinden oluşturulmuş uluslararası anlamına gelen bir terimdir. Tüm dünyada milyonlarca bilgisayarı milyonlarca bilgisayarı birbirine bağlayan uluslararası ağdır. İnternet teknolojisinden yararlanan işletmeler müşterilerine tedarikçilerine, bilgiye, ve bilişimine daha hızlı ve kolay erişebilmekte. Bu yolla maliyetlerini azaltmaktadırlar, internet bağlantılı işletmecilik büyük rekabet üstünlüğü sağlamaya başlamıştır.

İntranet: İnternet teknolojisinin işletme içi iletişimde kullanılmasıdır. İşletmenin dahili ağına internet protokollerinin ve VVorld Wide Web (www) yaklaşımının uygulanmasıdır.